Qui n’a jamais rêvé d’un mariage en extérieur, bercé par le chant des cigales et la brise légère de l’été ? On a tous en mémoire ces longues soirées de vacances égayées par le tintement des coupes qui s’entrechoquent est les rires qui résonnent jusque tard dans la nuit. S’unir dans l’écrin romantique que nous offre la nature a de quoi séduire… C’est l’assurance d’un mariage unique, plus informel et décontracté qu’un mariage traditionnel en intérieur. Dans le parc d’un château, sur une prairie en fleur, une plage, où même à l’ombre des grands arbres de votre maison de famille, les idées de lieux magiques ne manquent pas pour ce genre d’occasion. Mais attention ! même si cette tendance a le vent en poupe elle demande une organisation très rigoureuse et une logistique sans failles.
Rompu aux exigences des mariages en extérieurs, La Toile Nomade vous livre ses conseils de professionnels pour que votre évènement en plein air soit une vraie réussite.
1. Choisir un lieu adapté à une reception en plein air.
Votre lieu doit être facilement accessible.
Vous avez flashé sur une petite crique de la Côte Basque, romantique à souhait avec un coucher de soleil à tomber. Sur le papier, on avoue, on adore ! Mais attention il faut bien penser que tous vos invités devront se rendre sur place facilement pour ce grand jour. Idem, tous vos prestataires(traiteur, mobilier, fleuriste, DJ) devront pouvoir accéder au site avec leur camionnettes et même parfois avec leurs poids lourds. Ne comptez pas sur eux pour faire 15 minutes de randonnée dans les escaliers qui descendent à la plage avec leur matériel sur le dos !
Soyez vigilants sur la capacité d’accueil du site.
Tenez compte du nombre de personne conviée dans le choix de votre lieu. On prévoit en moyenne 1 à 1,5 m2 par personne pour une configuration assise et 0,5 à 1m2 par personne pour une configuration debout. Si vous avez prévu 120 invités pour un repas assis, il vous faudra au minimum 180m2 de surface. Si vous souhaitez faire la cérémonie laïque et le cocktail au même endroit il faudra prévoir des espaces supplémentaires distincts. On oublie l’idée de déménager tout le cocktail pour dresser les tables au moment du repas…
Attention à la physionomie du lieu.
On prendra garde ici aux lieux avec une forte pente qui vont nécessiter au mieux de caler toutes les tables, au pire de devoir installer un plancher nivelé sur l’ensemble de la surface d’accueil, ce qui est possible mais représente un coût supplémentaire non négligeable. Idem pour les terrains accidentés qui ne présentent pas de surfaces planes. L’idée n’est pas de faire un concours d’entorses à la fin de la soirée. On fera également attention à la configuration du terrain et à la présence ou non d’arbres et de végétation surtout si l’on souhaite installer une tente en cas de pluie (voir plus loin). En effet ces structures ont souvent des mesures standardisées, notamment en ce qui concerne les tentes stretchs (7,5mx10,5m, 15x10,5…) et nécessitent des surfaces libres pour leur montage. Si l’on dispose d’un terrain tout en longueur avec une largeur de 5m seulement et des arbres parsemés ici et là, il ne sera pas possible d’implanter de tente.
Choisissez un lieu qui vous ressemble.
Que vous soyez romantique, moderne, chic, nature ou vintage, il est important de sélectionnez un lieu qui qui soit le reflet de votre personnalité et de l’ambiance souhaitée le jour J. On évitera le choix du jardin à la française d’un château renaissance si l’on souhaite organiser un mariage bohème et décontracté par exemple. On optera plutôt pour une vieille ferme, un joli jardin plus sauvage, les berges d’un lac…
Demandez les autorisations nécessaires.
Si vous décidez de vous marier dans votre jardin, pas de démarches particulières à réaliser si ce n’est de prévenir les voisins bien à l’avance de la nuisance sonore qui sera occasionnée le jour J. Si vous optez pour un domaine, pas de démarche particulière non plus, ces lieux sont prévus pour accueillir des évènements. Par contre si vous comptez louer un gîte, privatiser un camping ou une parcelle de forêt, il vous faudra absolument l’accord des propriétaires avant de vous lancer. Dans le cas d’un lieu privé comme la plage d’un hôtel il vous suffit de la réserver auprès de l’établissement. Dans le cas d’un lieu public il vous faudra demander un arrêté préfectoral pour avoir le droit de se trouver sur les lieux le jour J et ne pas avoir à remballer tout le matériel après un contrôle de police.
Vérifiez que vos invités puissent dormir sur place ou à proximité.
Et oui, qui dit grosse soirée dit obligation de prévoir des couchages sur place. Si vous ne disposez pas de chambres sur le site, pensez à prévoir un espace de camping pour les plus fêtards. Qui dit camping ne dit d’ailleurs pas obligatoirement tente quechua vert camouflage, vous pouvez aussi louer de jolies tentes tipis et créer un village d’accueil très sympa pour vos invités. Assurez-vous également qu’il y ait des hôtels, des bnb ou des chambres d’hôtes disponibles à proximité pour ceux qui ne seraient pas fans du concept de la nuit en extérieur.
2. Anticiper les aléas de la météo pour un mariage en extérieur réussi.
Choisir une date appropriée.
Se marier en extérieur au beau milieu du mois de janvier, on évite. Pour les mariages hivernaux, on préfèrera des lieux fermés avec un bon feu de cheminée. Si vous tenez à votre évènement en pleine nature, privilégiez la saison estivale, de mi-avril à mi-octobre. Les températures sont plus douces et la météo généralement plus clémente. On vous conseille de checker l’almanach météorologique de votre régionpour connaître les tendances météo selon les années, cela ne vous garantit pas un soleil éclatant le jour J, mais peut vous donner des renseignements sur les périodes à privilégier. Par exemple, pour un mariage dans le Béarn on préfèrera l’arrière-saison (août, septembre, octobre) souvent plus ensoleillée et plus sèche que le printemps.
Prévoir un plan B.
Pas d’excès d’optimisme, même si vous vous imaginez déjà en train de siroter votre coupe de champagne sous un soleil radieux, ce ne sera peut-être pas le cas le jour J. Il faut impérativement prévoir un plan B en cas de pluie ou de très forte chaleur, et soigner ce plan B autant que le plan A. Il peut s’agir d’une construction en dur à côté de votre lieu de réception, d’un barnum classique ou d’une tente évènementielleplus élégante style tente stretch. Ces dernières ont l’avantage de protéger autant de la pluie que du soleil contrairement aux barnums en plastique ou tentes cristal sous lesquels vous suffoquerez en cas de forte chaleur. Leur esthétique ne viendra rien gâcher au paysage, au contraire, la tente pourra faire son petit effet même si vous restez sur le plan A. Ses côtés ouverts permettront de créer des circulations fluides et vous donneront la sensation d’être dehors tout en protégeant votre cocktail de la pluie ou du soleil. Ces structures très modulables offrent également la possibilité de rabattre des coins ou des côtés entiers pour vous protéger en cas de vent et de pluie. Dans des situations plus extrêmes il est possible de venir fermer tous les côtés avec des rideaux d’entourage transparents.
Prévenir s invités qu'il s'agit d'un mariage en extérieur.
Lorsque vous envoyez vos invitations n’oubliez pas de prévenir vos invités que l’évènement se déroulera en extérieur. Ils pourront ainsi prendre leurs dispositions, amener une petite laine et des chaussures adaptées pour la soirée le cas échéant.
Chouchoutez ses convives en pensant aux petits détails.
Si vous vous mariez un jour de canicule pensez à prévoir des rafraichissements et des transats ou fauteuils pour s’assoir à l’ombre. Vous pouvez également proposer à vos invités des éventails, des chapeaux de paille ou des lunettes du soleil qu’ils emporteront après le mariage à la place des traditionnelles dragées. Si la météo est plus fraîche vous pouvez prévoir des plaids et des chauffages d’appoint (parasols chauffant, brasero…). Pensez aussi à vous prémunir contre les inopportuns qui voudraient eux aussi profiter du festin : LES MOUSTIQUES !!! Spray ou lampes anti-moustique, bougies citronnelles… ces petits détails peuvent sauver vos invités d’une attaque en règle.
Optez pour une déco adaptée.
Rappelez-vous que le cadre que vous avez choisi est certainement votre plus belle décoration, pas besoin d’en faire des caisses comme dans une salle des fêtes où tout doit être camouflé. Cela est d’autant plus valable si vous optez pour une tente stretch qui sera votre plus bel écrin et ne nécessitera que très peu d’ajouts. Une guirlande guinguette, de belles nappes blanches, quelques éléments végétaux et hop le tour est joué. Attention, qui dit mariage en plein air dit possibilité de se retrouver confronté aux courants d’air. A moins de vouloir se retrouver dans une boule à neige avec des menus qui volent dans tous les sens, les nappes sans dessus dessous et les vases renversés, il faudra opter pour une déco qui résiste au vent. On évite toutes les petites choses légères en papier sur la table, on essaye de coincer les menus dans les serviettes ou sous les couverts, on maintient les nappes à l’aide d’objets décoratifs ou de pinces à nappes, on choisit des vases lourds et bas et du mobilier qui ne s’envole pas.
3. Maîtriser tous les points techniques
L’eau et l’électricité.
C’est le nerf de la guerre. Tous vos prestataires en auront besoin que ce soit pour l’installation ou pour leur prestation du jour J. Dans un premier temps il vous faudra faire l’inventaire précis des équipements électriques qui seront utilisés lors de la réception (enceintes, projecteurs, fours, camion frigorifique.) afin de calculer la puissance électrique totale dont vous aurez besoin le jour J. Si vous ne voulez pas finir la soirée dans le noir à manger des crudités parce que tout a disjoncté, ne négligez pas cette étape. N’hésitez pas à demander conseil aux prestataires que vous avez choisi afin qu’ils vous fournissent les caractéristiques techniques de leur matériel. Une fois le bilan de puissance réalisé il vous faudra le comparer avec la puissance électrique disponible sur votre site. Si celle-ci n’est pas suffisante vous pourrez opter soit pour un branchement provisoire type compteur de chantier (il faudra alors se rapprocher de votre fournisseur d’énergie au moins 4 mois avant votre évènement) soit pour un groupe électrogène avec une puissance adaptée (nous vous conseillons d’avoir un groupe de rechange pendant la soirée, au cas où…). Vérifier de choisir un modèle de générateur qui soit relativement silencieux. N’oubliez pas de prévoir câbles, armoire, coffret, rallonge pour distribuer les différents postes. Pour ce qui est de l’eau, le mieux est d’avoir un débit d’eau potable suffisant sur site, sinon vous pouvez toujours opter pour des citernes d’eau potable mais la logistique va être très compliquée pour que l’eau ne soit pas souillée et coule en quantité suffisante. Idem, si vous choisissez un lieu en pleine nature, attention à l’évacuation des eaux usées, tout n’est pas autorisé.
Le parking.
Le lieu que vous avez choisi doit permettre à vos invités de se garer à proximité pour accéder à la réception. Prévoyez une surface de parking cohérente avec le nombre de convives que vous attendez. Ce peut être dans un champ, sur le bas-côté d’une route de campagne…
Les toilettes.
Si votre lieu ne dispose pas de toilette ou si vous nos voulez pas que vos 150 invités traversent tour à tour votre maison pour aller au WC de l’étage, vous pouvez optez pour la location de WC chimique ou de toilettes sèches. Prévoyez en en nombre suffisant par rapport aux invités que vous attendez. Certains prestataires sont très inventifs et vous proposent des caravanes vintages aménagées en sanitaires ou des petits cabanons en bois abritant des toilettes sèches. Question pratique, ne placez pas les toilettes trop loin de la soirée et faites en sorte que le chemin soit praticable et bien balisé.
L’éclairage.
Même si le ciel est très dégagé, la lumière de la lune et des étoiles ne suffira pas pour éclairer votre soirée. Il va vous falloir du renfort pour que vous puissiez voir ce que vous mangez. Vous avez alors l’embarras du choix : guirlandes lumineuses, spots, suspensions, bougies… Les ambiances lumineuses des mariages en extérieur sont souvent exceptionnelles et plongent les invités dans une atmosphère très chaleureuse et festive. N’hésitez pas à mettre en valeur les arbres, l’architecture ou même la tente de réception avec des luminaires adaptés. Pensez aussi à éclairer correctement les accès au parking et aux toilettes. Faites également attention à choisir des ampoules blanc chaud si vous ne voulez pas vous retrouver avec une ambiance blafarde.
Le traiteur.
L’option d’un mariage en extérieur permet toutes les originalités dans le choix du traiteur. Faites-vous plaisir avec des tournebroches, des planchas ou des food-trucks qui animeront votre cocktail et votre repas et donneront à votre évènement une ambiance très décontractée. N’oubliez pas, le traiteur c’est LE prestataire incontournable de votre soirée qui va tout donner pour que vos invités se régalent du cocktail au dessert. Son temps d’intervention est long et l’énergie qu’il va déployer colossale, il faut donc le chouchouter et lui faciliter la tâche autant que possible. Prévoyez donc un office traiteur couvert (pagode, abri, petit chapiteau) à proximité du lieu de réception pour minimiser les temps de trajet. Faites également un repérage des lieux avec lui pour qu’il puisse faire l’inventaire du matériel disponible sur place et prévoit d’emmener les équipements manquants pour le jour J. Vous devrez peut-être louez certains éléments (four, camion frigorifique) si le traiteur n’est pas équipé.
Le sol.
Assurez vous que le sol qui accueillera le repas et la soirée soit plat et sec et s’il est enherbé qu’il soit bien tondu. Dans ces cas-là, vous pouvez passer la soirée les pieds dans l’herbe ou dans le sable sans soucis. Par contre, si ce n’est pas le cas, il vous faudra prévoir un plancher intégral autoportant pour assurer à vos invités un sol stable et plat. Ce genre de prestation rajoute évidemment un coût supplémentaire important… En cas de budget serré, nous vous conseillons de faire le repas sur le sol naturel et d’opter pour une piste de danse seulement pour la soirée dansante. Vous pourrez ainsi tournoyer jusqu’au bout de la nuit sans cheville foulée et sans surcoût. De même si vous prévoyez d’implanter une tente ou un barnum penser à vérifier la présence d’éventuels réseaux souterrains (arrosage automatique, eaux usées, eau courante, eaux pluviales, électricité, gaz, télécom…) afin d’éviter de les perforer lors de l’installation.
La sécurité.
Cela coule de source, mais assurez-vous d’un nombre suffisant d’extincteurs en cas de pépin. De même si votre lieu se trouve à proximité immédiate d’une falaise, d’un cours d’eau ou d’une route passante, faites en sorte de sécuriser le périmètre. On sera également très vigilants sur les piscines s’il y a des enfants.
4. Organisation et logistique
Planifiiez et coordonnez votre réception.
Vous avez pu le constater, l’organisation d’un évènement en extérieur demande beaucoup de préparation. Il faut tout créer de A à Z, ce qui vous donne à la fois beaucoup de liberté dans vos choix mais aussi une charge importante de travail. Il faudra bien gérer votre agenda et savoir coordonner vos prestataires. Si vous vous sentez dépassés par toute cette organisation n’hésitez pas à faire appel à une agence évènementielle ou un wedding planer spécialiste de ce genre de réception pour vous épauler.
Faites en sorte d’être bien assuré pour votre évènement.
Généralement votre assurance responsabilité civile suffit à vous couvrir en cas de soucis. Il peut tout de même être judicieux de vérifier que votre contrat d’assurance habitation contienne la mention “garantie organisation de fête familiale“ pour protéger votre maison. Il existe également des assurances spéciales pour couvrir un évènement ponctuel qui sont peu onéreuses et garantissent une couverture maximum sur tous les postes (invités, matériel loué…)
Prévoyez de la main d’oeuvre pour l’installation.
Le jour des derniers préparatifs il va vous falloir du renfort. Demandez à vos témoins, parents ou amis de venir vous donnez un coup de main pour l’installation du mobilier, de la décoration… C’est l’occasion d’une belle journée de travail en équipe qui vous laissera des souvenirs autres que ceux du jour J, souvent très vite passé.
Vous l'aurez compris, le mariage en extérieur reste une option exigeante en termes d’organisation. Mais si vous êtes motivés, le jeu en vaut vraiment la chandelle. Années après années nous sillonnons la France avec nos tentes et sommes toujours émerveillés par la beauté des lieux, par la singularité des mariages, par l’authenticité des soirées. Nous vous souhaitons de tout cœur de vivre cette belle aventure les pieds dans l’herbe et la tête dans les étoiles.
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